O home office sempre foi um regime muito discutido dentro das empresas seja pela redução de custo, pela gestão da equipe e das tarefas, pela produtividade ou mesmo pela segurança e infraestrutura.  Atualmente com a pandemia, todas as empresas foram obrigadas a colocar suas equipes trabalhando em home office e com isso se adaptarem de forma rápida a esse formato.  O que já era realidade em algumas empresas, passou a ser realidade em todas as empresas e full time.

Em questão de dias empresas algumas empresas disponibilizaram cadeiras, notebooks, internet, e todo equipamento necessário para que os funcionários conseguissem trabalhar de casa. Mas e a gestão de toda essa equipe?

O ponto eletrônico teve de ser alterado para um sistema alternativo, onde os funcionários pudessem registrar suas ações de casa ou de onde estiverem, por planilhas manuais ou via aplicativo. Hoje, existem no mercado, plataformas nas quais  o funcionário registra  seu ponto através do reconhecimento facial e geolocalização por dispositivos móveis ou desktops com webcam e os gestores fazem a gestão através do painel administrativo web em tempo real.

A gestão de tarefas e projetos, também é bem importante pois como saber o que realmente seus funcionários estão produzindo no dia, quais projetos estão sendo trabalhados, o tempo que ficaram trabalhando em cada tarefa e até mensurar quais funcionários e projetos são rentáveis para a empresa. Mas, como fazer isso uma vez que todos estão trabalhando em suas casas e não sabemos o que eles estão fazendo durante o dia?

Para isso existe no mercado ferramenta de gerenciamento de projetos, que é um sistema de timesheet onde o funcionário seleciona o cliente, o projeto e a tarefa que está fazendo, e o sistema contabiliza o tempo de trabalho naquela tarefa específica. Baseado nisso é possível calcular o valor (monetário) gasto naquele projeto, no período determinado, a rentabilidade do projeto baseado em salários, encargos, custos administrativos e extras. E até mensurar o quanto os funcionários estão produzindo, baseados na quantidade de horas utilizadas no mês.

Até agora falamos dos desafios da parte da empresa na gestão do Home Office, mas e a parte dos funcionários?

Para os funcionários também é um grande desafio,  pois eles têm que ter em mente que não é porque estão em casa que está tudo liberado, alguns cuidados são importantes tomar para que a produtividade não caia de rendimento ou até mesmo o ambiente de casa não afete no trabalho. Para isso, vamos dar algumas dicas:

Acorde no horário normal, tome um banho, tome café, planeje seu dia, escolha um local calmo onde seja possível se concentrar, avise todos de casa que neste horário você está trabalhando e não poderá resolver outros assuntos caseiros, como ir no mercado, arrumar tal coisa em casa e mantenha uma rotina. Não fique de pijama, você pode usar uma roupa mais confortável, mas tenha o cuidado com a roupa que utiliza, na parte de cima verifique se a camiseta é apresentável, pois pode ter uma conferência a qualquer momento com cliente, com o gestor ou com a equipe, a parte debaixo pode não aparecer na tela do computador, mas cuidado com a câmera para não ocorrer nenhum imprevisto e ser flagrado com roupas inapropriadas.

Mantenha o local de trabalho limpo e organizado, mantenha sua hora de almoço e cuidado com os horários, é importante saber dividir os horários de trabalho e de descanso em casa. É importante dar o estímulo para o cérebro que aquele horário é um horário de trabalho e não de descanso.

Com todos esses cuidados, a produtividade de todos os funcionários será até maior do que trabalhando in loco, já que não se tem o stress de deslocamento, com trânsito e engarrafamento, algo que afeta muitas pessoas, principalmente nas grandes capitais.

Com tudo isso, o home office já é uma realidade que vem para ficar em diversas empresas, grande, média, pequena e startups, podendo ser no formato híbrido ou definitivo. Porém é importante o RH das empresas sempre acompanharem a saúde mental e emocional dos funcionários que estão trabalhando Home Office para saber como estão e se estão melhor trabalhando in loco ou home office e desta forma ter uma equipe produzindo mais e melhor.